Was muss auf Geschäftsbriefen angegeben werden?

Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

HINWEIS: Dieser Artikel soll – als Service Ihrer IHK Kassel-Marburg – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl er mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Vorwort

Bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe müssen Sie gesetzliche Vorschriften beachten. Die Angaben sollen Ihren Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Durch die Mitteilung der Handelsregisternummer beispielsweise ist es für Ihren neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über Ihre Firma einzuholen.

Was sind Geschäftsbriefe?

Zu den "Geschäftsbriefen" zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, die die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind mit Geschäftsbriefen nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch gemeint, sondern auch z. B. Postkarten.
Entscheidend ist, dass der Empfänger die Mitteilung entweder im Original oder in einer Abschrift erhält.
Geschäftsbriefe sind daher z. B.:
  • E-Mails
  • per Telefax oder Telebrief übermittelte Schreiben
  • Rechnungsformulare
  • Lieferscheine
  • Postkarten
  • Geschäftsrundschreiben
  • gleichförmige Kaufangebote
  • Preislisten
  • Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z. B. Kündigung)
  • Bestellscheine
Nicht zu Geschäftsbriefen zählen z. B.:
  • schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter
  • Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (z. B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitschriftenanzeigen)

Wo sind die Angaben zu machen?

Die Angaben zur Firma einschließlich Rechtsformzusatz sind grundsätzlich in den Briefkopf zu schreiben. Für die Rechtsform, die Handelsregisternummer usw. hat es sich eingebürgert, diese in der sogenannten Fußleiste anzugeben.
Firmeninhaber, die die gesetzlichen Vorschriften nicht befolgen, müssen mit Bußgeldern seitens des Amtsgerichts rechnen. Das vom Registergericht festgesetzte Zwangsgeld kann bis zu 5.000,-- € betragen.
Für Dienstleister gibt es weitere Pflichtangaben, die Sie unter Informationspflichten für Dienstleister finden.

Besonderheiten bei Rechnungen

Auch Rechnungen sind Geschäftsbriefe. Für diese sind neben den hier genannten Pflichtangaben noch weitere Angaben gesetzlich vorgeschrieben, wie zum Beispiel die Angabe der Umsatzsteueridentifikationsnummer oder der anzuwendende Umsatzsteuersatz.

Musterbriefbögen

Musterbriefbögen verschiedener Rechtsformen, an denen Sie sich bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe orientieren können, finden Sie unter "Weitere Informationen".
Sofern Sie in Deutschland eine Zweigniederlassung betreiben, sich der Hauptsitz Ihres Unternehmens aber im Ausland befindet, beachten Sie bitte zusätzlich den letzten Download.
Stand: Januar 2017