Rechtliche Regelungen

Anforderungen an Registrierkassen

Aktueller Stand

Frist zur Umstellung bis 31. März 2021 verlängert

Die Finanzminister aus Hessen, Nordrhein-Westfalen, Bayern, Hamburg und Niedersachsen haben beschlossen, Unternehmen, Händlern und Gastwirten in ihren Ländern in den kommenden Monaten bei der technischen Umstellung der Kassensysteme mehr Zeit zu geben. Das Bundesfinanzministerium (BMF) verlangt, dass Firmen bis Ende September manipulationssichere technische Sicherheitssysteme (TSE) in ihre Registrierkassen einbauen. Allerdings haben viele Unternehmen aufgrund der Corona-Pandemie und der Umstellung der Kassen auf die neuen Umsatzsteuersätze zeitliche Schwierigkeiten bei der Realisierung der Kassenlösungen. Die Länder schaffen deshalb jetzt eigene Härtefallregelungen, um die Frist in geeigneten Fällen bis zum 31. März 2021 zu verlängern.
In Hessen gilt dies, wenn das Unternehmen
- die TSE bei einem Kassenfachhändler, einem Kassenhersteller oder einem anderen Dienstleister bis zum 30. September 2020 nachweislich verbindlich bestellt oder den Einbau verbindlich in Auftrag gegeben hat;
- der Einbau einer cloud-basierten TSE vorgesehen, eine solche jedoch nachweislich noch nicht verfügbar ist

Nichtbeanstandung bis 30. September 2020

Da die erforderlichen Zertifizierungsverfahren kurz vor Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgeschlossen waren, hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) im November 2019 eine „Nichtbeanstandungsregelung“ erlassen. Das bedeutet: Bis zum 30. September 2020 wird es durch die Finanzämter nicht beanstandet, wenn die Kassen nicht nachgerüstet sind. Die Wirtschaftsverbände und Kammerorganisationen haben im vergangenen Jahr massiv für eine solche Regelung geworben. Die zusätzliche Frist sollten betroffene Unternehmen aber keinesfalls dazu nutzen, um die erforderlichen Nachrüstungen oder Neuanschaffungen von Kassensystemen auf die lange Bank zu schieben. Denn auf eine weitere Verlängerung der „Nichtbeanstandungsregelung“ sollte kein Unternehmen hoffen. Nachdem das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) für Hardwarebasierte TSE-Lösungen mehrerer Anbieter die notwendigen Zertifikate erteilt hat, sind erforderliche Aufrüstungen und neue Kassensysteme nunmehr am Markt verfügbar. Damit läuft der Countdown für die technische Nachrüstung in den Betrieben. Spätestens ab dem 30. September 2020 werden die Prüfer des Fiskus danach fragen.
Im Fokus von Betriebsprüfungen stehen insbesondere bargeldintensive Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.

Was ändert sich?

  • Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen waren spätestens bis Ende 2016 auf den geforderten technischen Stand zu aktualisieren.
  • Die Finanzbehörden haben bereits ab 1. Januar 2018 die Möglichkeit von unangemeldeten Kassenkontrollen (Kassen-Nachschau). Das ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung.
  • Meldepflicht: Ab dem 1. Januar 2020 sind die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Auch die elektronischen Aufzeichnungssysteme, vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.
  • Weiterhin ist ab dem 1. Januar 2020 die Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssysteme pflicht. Danach muss ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den Kunden zur Verfügung gestellt werden, jedoch ist dieser nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet.
  • Hinweis I: Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, können die Finanzbehörden aber aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien.
    Hinweis II: Bons, die auf Thermopapier gedruckt sind, sind nicht dauerhaft lesbar und verblassen mit der Zeit. Hier sind unbedingt Kopien anzufertigen, um die dauerhafte Lesbarkeit der Belege zu gewährleisten. Der Bon wird an die Kopie geheftet.
  • Ab 1. Januar 2020 sind elektronische Aufzeichnungssysteme zusätzlich durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu schützen – auch PC-Kassensysteme.
    Die Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung beantragen die Kassenhersteller beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Grundlage für die technischen Anforderungen ist die sog. Kassensicherungsverordnung vom 26. September 2017 (BGBl. I 2017, 3515).
    Hinweis: Für Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und bis Ende 2019 angeschafft wurden, und die den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2010 entsprechen, gilt ausnahmsweise Regelung: Sind diese Registrierkassen bauartbedingt nicht aufrüstbar, so dass sie die neuen Anforderungen nicht erfüllen, dürfen sie bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden.
Gut zu wissen! Unternehmer, die bisher keine Registrierkasse benutzen oder kein elektronisches System verwenden, sind nicht zur Anschaffung gezwungen. Eine allgemeine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse besteht weiterhin nicht.